Contribuabilii mici, precum societățile cu răspundere limitată (SRL), au obligația de a depune periodic fișierul standard de control fiscal (SAF-T) prin intermediul Declarației informative D406. Raportarea a devenit obligatorie eșalonat, incluzând această categorie de la 1 ianuarie 2025. Conform reglementărilor în vigoare, persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (II) și întreprinderile familiale (IF) nu au obligația depunerii acestei declarații.

Cine are obligația depunerii D406 (SAF-T)?

Obligația de a transmite fișierul standard de control fiscal revine persoanelor juridice, indiferent de regimul de impozitare (impozit pe profit sau impozit pe venitul microîntreprinderilor) și indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA. Conform Ordinului Președintelui ANAF (OPANAF) nr. 1783/2021, următoarele categorii de contribuabili trebuie să depună Declarația D406:

• Societățile cu răspundere limitată (S.R.L.)
• Societățile pe acțiuni (S.A.)
• Societățile în comandită pe acțiuni (SCA)
• Societățile în comandită simplă (SCS)
• Societățile în nume colectiv (SNC)
• Regiile autonome
• Institutele naționale de cercetare-dezvoltare

Implementarea a fost realizată în etape, începând cu marii contribuabili, urmați de cei mijlocii, iar din 2025 obligația se extinde și la contribuabilii mici.

Cine este exceptat de la depunerea SAF-T?

Legislația prevede în mod explicit o serie de entități care nu sunt supuse acestei obligații de raportare. Conform anexei la OPANAF 1783/2021, următoarele forme de organizare NU depun Declarația D406:

• Persoane fizice autorizate (PFA)
• Întreprinderi individuale (II)
• Întreprinderi familiale (IF)
• Profesii liberale care nu sunt organizate sub una dintre formele juridice menționate la secțiunea anterioară.

Această excepție se aplică indiferent de cifra de afaceri sau de statutul de plătitor de TVA al acestor entități.

Când se depune Declarația D406?

Termenul de depunere pentru fișierul SAF-T este corelat cu perioada fiscală a contribuabilului, care, în majoritatea cazurilor, este aceeași cu perioada fiscală pentru taxa pe valoarea adăugată (TVA).

• Depunere lunară: Pentru contribuabilii care au ca perioadă fiscală la TVA luna calendaristică.
• Depunere trimestrială: Pentru contribuabilii care au ca perioadă fiscală la TVA trimestrul calendaristic.

Termenul limită pentru transmitere este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (lună sau trimestru). De exemplu, pentru raportarea aferentă lunii ianuarie, termenul de depunere este ultima zi a lunii februarie. Pentru raportarea aferentă trimestrului I (ianuarie-martie), termenul este 30 aprilie.

Anumite secțiuni ale SAF-T, precum cele referitoare la active și stocuri, se depun la termene diferite, de regulă la data depunerii situațiilor financiare anuale.

Cum se depune și ce conține fișierul SAF-T?

Declarația D406 se transmite exclusiv prin mijloace electronice, prin intermediul portalului e-Guvernare.ro. Tehnic, raportarea constă într-un fișier PDF (formularul declarației) la care se atașează un fișier XML complex, care reprezintă fișierul SAF-T propriu-zis.

Fișierul XML este generat direct din sistemul informatic de gestiune economică (ERP sau software de contabilitate) al contribuabilului. Acesta trebuie să respecte o structură de date standardizată, impusă de ANAF, și conține un volum mare de informații detaliate, printre care:

• Fișiere master: date despre parteneri (clienți, furnizori), conturi contabile, produse, active etc.
• Înregistrări contabile: jurnalul-registru detaliat.
• Documente sursă: informații detaliate din facturile de vânzare și de cumpărare, chitanțe, extrase de cont și alte documente primare.

Pentru a asigura conformitatea tehnică, ANAF pune la dispoziție un program de validare (Validator DUKIntegrator) și schemele XSD necesare, care trebuie utilizate pentru verificarea fișierului XML înainte de transmitere.

Întrebări frecvente

O microîntreprindere SRL neplătitoare de TVA trebuie să depună D406? Da. Obligația de raportare prin SAF-T este legată de forma juridică a entității (SRL), nu de regimul de impozitare (microîntreprindere) sau de statutul de plătitor/neplătitor de TVA. Toate SRL-urile, inclusiv cele mici, intră sub incidența acestei obligații.

Un PFA care depășește plafonul de TVA și se înregistrează în scopuri de TVA trebuie să depună SAF-T? Nu. Conform legislației, PFA-urile sunt exceptate de la obligația depunerii D406. Această excepție se menține indiferent de cifra de afaceri sau de înregistrarea în scopuri de TVA.

Ce se întâmplă dacă nu depun D406 la termen? Nedepunerea la termen a Declarației informative D406 constituie contravenție și se sancționează cu amendă, conform Codului de procedură fiscală. Legislația prevede o perioadă de grație, însă este esențială respectarea termenelor pentru a evita sancțiunile și a menține un bun istoric fiscal.

De unde se obține fișierul XML pentru D406? Fișierul XML se generează automat din programul de contabilitate sau sistemul ERP pe care îl folosește compania. Este crucial ca furnizorul de software să fi implementat modulul specific pentru generarea SAF-T și ca acesta să fie actualizat la zi conform ultimelor cerințe ANAF.

Pentru o analiză specifică situației companiei dumneavoastră, este recomandat să consultați un consultant fiscal autorizat.