Registrul de evidență fiscală este un document obligatoriu pentru PFA-urile care determină venitul net în sistem real, având rolul de a centraliza și prelucra informațiile din contabilitate pentru calculul corect al impozitului pe venit. Conform pct. 8 din Normele de aplicare a Codului fiscal (HG nr. 1/2016), acesta trebuie să conțină toate elementele necesare completării declarației fiscale, de la venituri și cheltuieli la deduceri și elemente neimpozabile sau nedeductibile, asigurând trecerea de la rezultatul contabil la cel fiscal.

Cine are obligația de a completa Registrul de evidență fiscală?

Obligația de a întocmi și completa Registrul de evidență fiscală revine tuturor contribuabililor care au datoria de a calcula rezultatul fiscal. În cazul persoanelor fizice autorizate (PFA), această obligație se aplică exclusiv celor care își determină venitul net în sistem real.

• PFA în sistem real: Sunt obligate să completeze registrul. Acesta stă la baza calculului venitului net impozabil, care se determină ca diferență între veniturile încasate și cheltuielile deductibile efectuate în scopul realizării veniturilor.
• PFA la normă de venit: NU au obligația de a completa acest registru. Pentru ele, impozitul se calculează prin aplicarea cotei de 10% la o sumă fixă (norma de venit), stabilită anual de autoritățile fiscale locale, indiferent de încasările și plățile efective.

Cadrul legal și formatul registrului

Baza legală principală este reprezentată de punctul 8 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, aprobate prin Hotărârea de Guvern nr. 1/2016. Acesta stipulează că registrul poate fi ținut atât în formă scrisă (registru fizic, tipizat sau netipizat), cât și în format electronic (de exemplu, un fișier Excel sau un modul într-un software de contabilitate).

Indiferent de formatul ales, este esențial ca acesta să respecte dispozițiile Legii contabilității nr. 82/1991 referitoare la utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

Structura și completarea Registrului de evidență fiscală

Registrul de evidență fiscală nu are un format standard impus, dar trebuie să conțină toate elementele necesare pentru a transpune datele din contabilitatea în partidă simplă (Registrul-jurnal de încasări și plăți) în date fiscale, gata pentru a fi transcrise în Declarația Unică. O structură logică și completă ar trebui să includă următoarele secțiuni, totalizate trimestrial și/sau anual:

1. Total venituri brute înregistrate în contabilitate: Preluarea sumei totale a încasărilor din Registrul-jurnal de încasări și plăți.
2. Total cheltuieli înregistrate în contabilitate: Preluarea sumei totale a plăților din Registrul-jurnal de încasări și plăți.
3. Cheltuieli nedeductibile: O secțiune detaliată unde se adună toate cheltuielile care nu îndeplinesc condițiile de deductibilitate (ex: amenzi, penalități, cheltuieli de protocol peste limită, cheltuieli personale etc.). Acestea se vor aduna la rezultatul contabil.
4. Elemente similare veniturilor: Se înregistrează sumele care, deși nu sunt venituri din perspectiva contabilității în partidă simplă, sunt tratate ca venituri impozabile din punct de vedere fiscal.
5. Elemente similare cheltuielilor: Se înregistrează sumele care sunt asimilate cheltuielilor deductibile fiscal, deși nu reprezintă plăți efective în perioada respectivă.
6. Deduceri fiscale: Se scad sumele permise explicit de lege, cum ar fi contribuția de asigurări sociale (CAS) plătită.

Calculul rezultatului fiscal se face astfel: Venit Net Impozabil = Total Venituri Brute - (Total Cheltuieli Contabile - Cheltuieli Nedeductibile + Elemente Similare Cheltuielilor) - Deduceri Fiscale + Elemente Similare Veniturilor

Exemplu practic de calcul (date pentru anul 2026)

Să presupunem un PFA în sistem real care în anul 2026 a înregistrat următoarele:

• Venituri totale încasate: 120.000 lei
• Cheltuieli totale plătite: 50.000 lei
• Din totalul cheltuielilor, se identifică:
  • O amendă de circulație: 500 lei (cheltuială nedeductibilă)
  • Cheltuieli de protocol: 2.000 lei (sunt deductibile limitat, dar pentru simplitate, le considerăm deductibile integral în acest exemplu)
• CAS plătit în cursul anului 2026: 12.150 lei (corespunzător plafonului de 12 salarii minime, deoarece venitul net estimat depășește 48.600 lei, dar este sub 97.200 lei).

Completarea simplificată a Registrului de evidență fiscală:

1. Total venituri contabile: 120.000 lei
2. Total cheltuieli contabile: 50.000 lei
3. Rezultat contabil (brut): 120.000 - 50.000 = 70.000 lei
4. Ajustări fiscale:
   • (+) Cheltuieli nedeductibile: Se adaugă înapoi la rezultat amenda de 500 lei.
   • Rezultat intermediar: 70.000 lei + 500 lei = 70.500 lei
5. Deduceri fiscale:
   • (-) Contribuția CAS plătită: Se scade suma de 12.150 lei.
6. Venit Net Impozabil (Baza de calcul): 70.500 lei - 12.150 lei = 58.350 lei
7. Impozit pe venit datorat (10%): 58.350 lei × 10% = 5.835 lei

Acest calcul final este cel care fundamentează suma declarată în Declarația Unică.

Întrebări frecvente

Este obligatoriu Registrul de evidență fiscală pentru un PFA la normă de venit? Nu. Obligația de a întocmi și completa acest registru revine exclusiv PFA-urilor care își determină venitul net în sistem real.

Pot folosi un simplu fișier Excel pentru acest registru? Da, legislația permite în mod explicit ținerea registrului în format electronic. Un fișier Excel este o soluție validă, cu condiția să conțină toate elementele cerute de lege, să asigure o pistă de audit clară și să fie arhivat corespunzător.

Registrul de evidență fiscală este același lucru cu Registrul-jurnal de încasări și plăți? Nu. Sunt documente distincte. Registrul-jurnal de încasări și plăți este documentul contabil primar unde se înregistrează cronologic toate operațiunile financiare. Registrul de evidență fiscală este un document centralizator care preia totalurile din contabilitate și le ajustează conform regulilor fiscale pentru a determina venitul impozabil.

Ce se întâmplă dacă nu completez Registrul de evidență fiscală? Neîntocmirea acestui document obligatoriu constituie o contravenție la reglementările contabile și fiscale. În cazul unui control, lipsa lui poate duce la dificultăți în justificarea modului de calcul al impozitului și poate atrage sancțiuni, inclusiv recalcularea din oficiu a obligațiilor fiscale.

Pentru a asigura conformitatea deplină cu legislația în vigoare, se recomandă validarea procedurilor interne și a calculelor specifice cu un consultant fiscal autorizat.