O factură electronică validată și comunicată în sistemul RO e-Factura nu poate fi ștearsă sau returnată. Corecția se realizează exclusiv prin emiterea unor documente noi, conform art. 330 din Codul fiscal: o factură de stornare (cu valori negative) care anulează documentul inițial și, dacă este cazul, o nouă factură cu datele corecte. Ambele documente corectoare se transmit, de asemenea, prin sistemul e-Factura.

Principiul de bază: O factură validată în e-Factura NU se șterge

Spre deosebire de facturarea tradițională, unde o factură greșită putea fi anulată înainte de a ajunge la client, în sistemul național RO e-Factura, odată ce un fișier XML este transmis și validat, el devine un document oficial. Sistemul aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, iar factura este considerată comunicată destinatarului.

Acest principiu este fundamental și este stipulat clar în legislație:

• Imposibilitatea returnării: „Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura”, conform art. 4 alin. (8) din OUG nr. 120/2021.
• Notificarea obiecțiilor: Dacă destinatarul are obiecții, acesta poate doar să înștiințeze emitentul, inclusiv prin înscrierea unui mesaj în sistem (art. 4 alin. (9) din OUG 120/2021). Acest mesaj are rol informativ și nu anulează documentul.

Este esențială distincția între o factură respinsă la validare (cu erori de structură XML) și o factură validată, dar cu conținut greșit (ex: preț, cantitate, CUI greșit). Doar în al doilea caz se aplică procedura de corecție descrisă mai jos.

Procedura de corecție conform Codului Fiscal (Art. 330)

Corecția unei facturi deja transmise beneficiarului este reglementată de art. 330 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal. Această procedură se aplică integral și în cazul e-Factura, așa cum specifică art. 4 alin. (10) din OUG nr. 120/2021.

Pașii corecți sunt următorii:

1. Emiterea unei facturi de stornare (cu valori negative): Se emite o nouă factură care anulează total sau parțial factura inițială. Acest document trebuie să conțină:
   • O referință clară la factura corectată (numărul și data acesteia).
   • Informațiile din factura inițială (produse, servicii), dar cu valorile înscrise cu semnul minus.
2. Emiterea unei noi facturi corecte (dacă este cazul): Dacă greșeala nu impunea doar o anulare, ci și o înlocuire, se emite o a treia factură, cu o serie și un număr nou, care conține toate datele corecte.
3. Transmiterea documentelor corectoare în e-Factura: Atât factura de stornare, cât și noua factură corectă trebuie generate în format XML și transmise în sistemul RO e-Factura, respectând termenul legal de 5 zile lucrătoare de la data emiterii lor.

Notă: Codul fiscal permite și emiterea unui singur document care să conțină atât liniile de stornare (cu minus), cât și liniile noi, corecte (cu plus). În practică, majoritatea programelor de contabilitate și facturare gestionează mai clar procedura prin două documente separate: o factură de stornare și o factură nouă.

Exemple practice de corecție

Exemplul 1: Preț unitar greșit

• Factura inițială (F1): Produs A, 10 buc. x 150 lei/buc. = 1.500 lei + TVA.
• Prețul corect: 120 lei/buc.

Soluție:

1. Factura Storno (F2): Se emite o factură care face referire la F1. Conține linia: Produs A, 10 buc. x 150 lei/buc. = -1.500 lei - TVA.
2. Factura Corectă (F3): Se emite o factură nouă. Conține linia: Produs A, 10 buc. x 120 lei/buc. = 1.200 lei + TVA.
3. Ambele facturi, F2 și F3, se transmit în format XML în sistemul e-Factura.

Exemplul 2: CUI-ul clientului este greșit

• Factura inițială (F1): Emisă pe CUI-ul Clientului A (greșit).
• Clientul corect: Clientul B.

Soluție:

1. Factura Storno (F2): Se emite o factură de stornare integrală pe CUI-ul Clientului A, cu referire la F1. Aceasta anulează complet obligația de plată pentru Clientul A.
2. Factura Corectă (F3): Se emite o factură complet nouă, cu un număr nou, pe CUI-ul Clientului B.
3. Se transmit ambele documente (F2 și F3) în e-Factura. Clientul A va vedea în SPV-ul său factura inițială și stornarea, iar Clientul B va vedea doar factura corectă.

Ce faci dacă factura a fost respinsă de sistem?

În situația în care factura electronică transmisă nu respectă structura XML cerută, sistemul nu o validează și nu o comunică destinatarului. Emitentul primește un mesaj cu erorile identificate.

În acest caz, procedura este simplă:

• Factura NU este considerată emisă în sistemul e-Factura.
• Nu este necesară o factură de stornare.
• Emitentul trebuie să corecteze erorile semnalate (în software-ul de facturare) și să retransmită fișierul XML corect până când acesta trece de validare.

Întrebări frecvente

Pot anula o factură din e-Factura după ce a fost validată? Nu, o factură validată nu poate fi ștearsă sau anulată direct în sistem. Anularea efectelor sale contabile și fiscale se face exclusiv prin emiterea unei facturi „storno” (cu valori negative), conform art. 330 din Codul fiscal, care trebuie, de asemenea, transmisă în e-Factura.

Am greșit CUI-ul clientului. Cum corectez? Trebuie să emiteți o factură de stornare pentru a anula complet documentul trimis pe CUI-ul greșit. Ulterior, emiteți o factură nouă, cu o serie și un număr nou, pe CUI-ul corect. Ambele documente (storno și cel nou) se transmit în sistemul RO e-Factura.

Clientul refuză să plătească o factură pe motiv că e greșită. Ce fac în sistem? Sistemul e-Factura nu are o funcționalitate de „refuz” care să anuleze documentul. Clientul poate doar să adauge un mesaj de notificare, conform art. 4 alin. (9) din OUG 120/2021. Dacă obiecțiile clientului sunt justificate, aveți obligația legală de a urma procedura de corecție: emiteți o factură de stornare și, dacă e cazul, o nouă factură corectă.

Ce se întâmplă dacă nu corectez o factură greșită? Neefectuarea corecțiilor duce la discrepanțe majore între evidența contabilă proprie, cea a partenerului și datele deținute de ANAF. Acest lucru poate genera probleme la deducerea TVA, neconcordanțe în decontul precompletat RO e-TVA și poate constitui un factor de risc în cazul unei inspecții fiscale.

Pentru a asigura aplicarea corectă a procedurilor la specificul activității dumneavoastră, este recomandat să verificați situația concretă cu un consultant fiscal autorizat.