Sancțiunile pentru nerespectarea obligațiilor e-Factura sunt de două tipuri: o amendă fixă pentru netransmiterea facturilor în termenul legal, care variază în funcție de mărimea contribuabilului, și o amendă procentuală de 15% din valoarea totală a facturii, aplicabilă atât emitentului, cât și destinatarului, pentru primirea și înregistrarea unei facturi în afara sistemului. Evitarea acestora se bazează pe respectarea riguroasă a termenului de transmitere și pe implementarea unor proceduri interne de verificare a facturilor primite.

Sancțiuni pentru Netransmiterea în Termen (pentru Emitent)

Principala obligație a emitentului este să transmită facturile în sistemul național RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită legală pentru emiterea facturii. Nerespectarea acestui termen constituie contravenție și se sancționează cu amendă, diferențiată pe categorii de contribuabili. Un aspect esențial este că se aplică o singură amendă pe lună, indiferent de numărul de facturi netransmise în termenul legal în luna respectivă.

Valoarea amenzilor pentru netransmitere, conform legislației în vigoare, este:

• De la 5.000 lei la 10.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria marilor contribuabili.
• De la 2.500 lei la 5.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii.
• De la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Aceste sancțiuni sunt aplicabile începând cu 1 iunie 2024, după expirarea perioadei de grație.

Sancțiune pentru Primirea și Înregistrarea în Afara Sistemului (pentru Beneficiar și Emitent)

O a doua sancțiune majoră, introdusă de la 1 iulie 2024, vizează atât furnizorul, cât și beneficiarul în relațiile comerciale B2B. Primirea și înregistrarea de către beneficiar a unei facturi emise de un operator economic stabilit în România, fără ca aceasta să fi fost transmisă prin sistemul RO e-Factura, se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii (inclusiv TVA).

Important: Sancțiunea se aplică în oglindă. Atât furnizorul care a emis factura pe alte canale (ex: e-mail, hârtie) fără a o transmite în sistem, cât și beneficiarul care a acceptat-o și înregistrat-o în contabilitate sunt pasibili de aceeași amendă de 15%.

Exemplu de calcul: O firmă (contribuabil mijlociu) primește de la un furnizor o factură pentru servicii în valoare de 10.000 lei + TVA 21% (2.100 lei), pe e-mail. Valoarea totală a facturii este 12.100 lei. Dacă beneficiarul o înregistrează în contabilitate fără a verifica prezența ei în SPV (e-Factura), ambii operatori riscă o amendă de:

• Amendă: 15% x 12.100 lei = 1.815 lei

Această amendă se aplică fiecărei părți implicate, pentru fiecare factură în parte.

Cum Eviți Amenzile e-Factura: Ghid Practic

Prevenirea sancțiunilor se poate realiza prin implementarea unor proceduri clare și prin utilizarea corectă a tehnologiei.

1. Respectă cu strictețe termenul de transmitere:

   • Asigură-te că toate facturile emise sunt transmise în sistemul RO e-Factura în termenul legal de 5 zile lucrătoare. Conform OUG nr. 89/2025, de la 1 ianuarie 2026, termenul este calculat în zile lucrătoare, nu calendaristice.
   • Folosește un software de facturare integrat cu sistemul ANAF pentru a automatiza și accelera procesul de transmitere.

2. Verifică statusul facturilor transmise:

   • Nu presupune că trimiterea a avut succes. Verifică în Spațiul Privat Virtual (SPV) sau direct în aplicația de facturare dacă factura a fost validată și a primit sigiliul Ministerului de Finanțe.
   • În caz de erori, corectează factura și retransmite-o imediat. O factură cu erori, necorectată, este considerată netransmisă.

3. Implementează un flux de verificare pentru facturile primite (B2B):

   • Instruiește departamentul de contabilitate sau persoana responsabilă să NU înregistreze nicio factură de la un furnizor din România dacă aceasta nu a fost primită prin sistemul RO e-Factura.
   • Stabilește o procedură clară: înainte de a înregistra o factură primită pe alte canale, verifică existența ei în SPV. Dacă nu există, contactează furnizorul și solicită-i să respecte obligația legală de transmitere.

4. Comunică eficient cu partenerii:

   • Informează-ți partenerii de afaceri, în special pe cei mai mici, despre riscurile comune asociate cu amenda de 15%. O bună colaborare este esențială pentru a evita sancțiunile de ambele părți.

Întrebări frecvente

Care este termenul exact pentru a trimite o factură în sistemul RO e-Factura? Termenul este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Până la 31 decembrie 2025, termenul a fost de 5 zile calendaristice.

Dacă nu trimit 10 facturi într-o lună, voi primi 10 amenzi? Nu. Pentru contravenția de netransmitere în termen se aplică o singură amendă pe lună, indiferent de numărul de facturi vizate. Valoarea amenzii depinde de categoria de contribuabil (mare, mijlociu sau mic).

Cine este amendat dacă eu, în calitate de client, înregistrez o factură primită pe e-mail, nu prin e-Factura? Sancțiunea de 15% din valoarea totală a facturii se aplică ambelor părți: atât dumneavoastră (beneficiarul care a primit și înregistrat factura), cât și furnizorului (emitentul care nu a transmis-o prin sistem).

Mai există o perioadă de grație în care nu se aplică amenzi? Nu. Perioada de grație în care nu s-au aplicat sancțiuni pentru netransmiterea facturilor a expirat la data de 31 mai 2024. În prezent, toate sancțiunile prevăzute de lege sunt pe deplin aplicabile.

Pentru a analiza particularitățile situației dumneavoastră, este recomandat să apelați la serviciile unui consultant fiscal autorizat.